Alle verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen en naamloze en besloten vennootschappen zijn wettelijk verplicht jaarlijks een algemene vergadering te houden. Deze vergadering wordt vaak binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar gehouden, waarbij uitstel van soms 4 en soms 5 maanden verstrekt kan worden. Tijdens deze algemene vergadering wordt de jaarrekening vastgesteld, kan decharge worden verleend aan de bestuurders en kunnen bestuurders en/of toezichthouders worden benoemd. De verplichtingen voor het houden van een algemene vergadering zijn opgenomen het Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Hierin is opgenomen dat algemene vergaderingen fysieke bijeenkomsten betreffen. Het houden van fysieke bijeenkomsten is als gevolg van genomen maatregelen om verspreiding van het Covid-19 virus te voorkomen, niet mogelijk. Het kan voorkomen dat de statuten mogelijkheden geven om niet alleen fysiek te vergaderen, maar ook door gebruik te maken van digitale of elektronische communicatiemiddelen zoals videoconferences. Dat is echter in veel gevallen ook niet geregeld. Om te voorkomen dat als gevolg van afwijkingen van de wet of de statuten in relatie tot de gehouden vergaderingen, geen rechtsgeldige besluiten zijn genomen, is op 16 april 2020 een tijdelijke wet door de Tweede Kamer aangenomen. Deze wet geeft mogelijkheden om af te wijken van de wettelijke voorschriften en ook van eventuele voorschriften of beperkingen die op de genoemde punten in statuten zijn opgenomen. De wet is voorlopig geldig tot 1 september 2020, maar de wet kan als dat nodig is steeds met 2 maanden worden verlengd.
Het bestuur van een vereniging kan bepalen de algemene ledenvergadering niet fysiek te houden als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:
De gestelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord en de antwoorden worden op de website van de vereniging geplaatst of op een andere digitale manier voor alle leden toegankelijk gemaakt. Daarnaast moet het bestuur zich inspannen om het mogelijk te maken dat de leden tijdens de vergadering ook nog vragen kunnen stellen. Dat kan bijvoorbeeld via een chat-functie. Het stellen van vragen tijdens de vergadering mag beperkt worden tot leden die al vooraf vragen hebben gesteld en aanvullende of verhelderende vragen willen stellen naar aanleiding van de antwoorden. Als het vanwege de omstandigheden in het belang van de orde van de vergadering niet in redelijkheid georganiseerd kan worden om tijdens de vergadering vragen te stellen, mag hiervan worden afgezien.
Als in de statuten geen regeling is opgenomen om stemrechten alleen via digitale middelen uit te oefenen, is dat nu wel toegestaan. Voorafgaand aan de vergadering reeds uitgebrachte stemmen worden gelijk gesteld aan stemmen die tijdens de vergadering zijn uitgebracht.
Verenigingen moeten jaarlijks binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening ter vaststelling voorleggen aan de algemene ledenvergadering. De ALV kon besluiten deze termijn met 4 maanden te verlengen. De bevoegdheid om deze termijn te verlengen is tijdelijk bij het bestuur van de vereniging neergelegd. Deze bepaling geldt ook voor coöperaties.
Bovenstaande tijdelijke wijzigingen voor verenigingen gelden ook voor verenigingen van eigenaren, zij het met enkele kleine afwijkingen:
Omdat de stichting geen leden of aandeelhouders kent, is over vergaderingen van stichtingen in het Burgerlijk Wetboek nagenoeg niets geregeld. In de memorie van toelichting bij de Tijdelijke wet is opgenomen dat bestuurders en toezichthouders van stichtingen in afwijking van de statuten in onderling overleg en met instemming van alle bestuurders en toezichthouders een alternatieve wijze moeten regelen waardoor besluitvorming kan plaatsvinden. De Tijdelijke wet bevat wel de bepaling dat, ook al bevatten de statuten een kortere termijn voor het opmaken van de jaarrekening, de wettelijke termijn van 6 maanden geldt waarbij het bestuur deze termijn, net als bij de vereniging, met maximaal 4 maanden kan verlengen.
Er zijn ook non-profitinstellingen die binnen de structuur van de organisatie gebruik maken van besloten vennootschappen (BV’s) en/of naamloze vennootschappen (NV’s). BV’s en NV’s die niet aan de beurs zijn genoteerd zijn verplicht om binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening aan de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) voor te leggen. De AVA kan de termijn verlengen met nog eens maximaal 5 maanden. De Tijdelijke wet bepaalt dat de bevoegdheid om de termijn te verlengen nu bij het bestuur ligt in plaats van bij de AVA. Voor NV’s die aan de beurs zijn genoteerd hebben de verplichting om binnen 4 maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening op te maken. Voor deze NV’s geldt niet dat deze termijn verlengd kan worden.
Naast de verplichting voor NV’s om binnen 5 maanden een jaarrekening op te maken geldt voor NV’s ook de verplichting om binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar de AVA te houden, tenzij de statuten hiervoor een kortere termijn voorschrijven. De Tijdelijke wet biedt het bestuur de mogelijkheid om deze termijn van 6 maanden (of de statutair kortere periode) met maximaal 4 maanden te verlengen.
Naast aanpassing van de termijnen is bepaalt dat de AVA van zowel de NV als de BV digitaal gehouden kan worden. De voorwaarden voor het houden van een digitale AVA zijn gelijk aan de voorwaarden voor de ALV van de vereniging zoals hierboven benoemd.
Wij verwijzen u naar de volledige tekst Tijdelijke Wet Covid-19 en de Memorie van Toelichting. De in het kader van dit artikel relevante artikelen zijn opgenomen in Paragraaf 4 van de Wet. Met vragen bent u welkom bij uw relatiebeheerder. Wij adviseren u graag.
Verenigings- en stichtingsbestuurder, is de governance van uw organisatie in control? Denk niet dat dit voor u niet van belang is, want de governance zal op orde moeten zijn om
Om in aanmerking te komen voor de subsidie van maximaal € 2.800 per praktijk- of werkleerplaats, dient u als werkgever actie te ondernemen. Doelgroepen Erkende leerbedrijven, die een praktijkleer- of
Als u meer dan 100 werknemers in dienst heeft moet u de kilometers van uw werknemers bijhouden. Uiterlijk 30 juni 2026 moet u de gegevens over 2025 aanleveren bij het
